Hvert er algengasta formið á samskiptum innan vinnustaða og milli þeirra? Jú tölvupóstur. Hvaða samskiptaform er mest mistúlkað, ofnotað og pirrandi? Það er tölvupóstur – líka!

Við erum ólík og sjáum hlutina á mismunandi hátt, við túlkum því hlutina líka mismunandi og segjum jafnvel „ég hefði ekki sent eða gert þetta svona“.

Tölvupóstur er frekar nýtt form í samskiptum manna á milli og lýtur öðrum lögmálum en samskipti augliti til auglitis.

HVERS VEGNA NÁMSKEIÐ Í TÖLVUPÓSTSAMSKIPTUM?

Stundum heyrir maður að hið talaða mál sé bara lítið brot af tjáskiptunum okkar! Fjölmargar rannsóknir segja til dæmis að:

• 55% séu líkamstjáning.
• 35% sé tóntegund/styrkur/talhraði.
• 10% séu orðin sem við raunverulega notum…

Hvað er þá eftir fyrir tölvupóstinn? Fyrir ekki svo löngu var ekkert talað mál hjá okkur mannskepnunni en þar til talaða málið kom fram treystum við eingöngu á líkamstjáningu! Hún vill oft gleymast í okkar nútíma tæknivædda heimi (snjallsímar, tölvupóstur ofl.)

Hvað gerist svo þegar við sendum tölvupóst? Þá er engin líkamstjáning, ekki einu sinni tóntegund sem fólk hefur þó í símtölum! Það er því ekki af ástæðulausu að tölvupóstur getur oft á tíðum valdið miklum pirring og umfram allt óþarfa samskiptaörðugleikum.

Samkvæmt könnunum tekur venjulegur starfsmaður á móti og sendir 40 tölvupósta á dag. Hann eyðir 2 til 4 tímum í að svara og lesa tölvupóst á dag. Einn þriðji af tíma stafsfólks fer í tölvupóstinn. Hvað höfum við síðan eytt miklum tíma í að „hámarka“ árangursrík tölvupóstsamskipti? Vægi orðanna eykst umtalsvert þegar kemur að samskiptum í gegnum tölvupóst.

Að tryggja sem best tölvupóstsamskipti milli samstafsfélaga og við viðskiptavina. Að tölvupóstsamskipti sé eins snurðulaus og frekast er unnt.

• Hvenær er æskilegt að senda tölvupóst og hvenær ekki. Í hvaða tilfellum er það betra samskiptaform að taka fund eða lyfta upp símtólinu?
• Hvað þarf vel uppsettur tölvupóstur að innihalda?
• Hvernig nýtum við efnislínuna (subject line) hvað best?
• Hvað á heima í undirskrift og hvað ekki
• Hvernig köstum við fram kveðju í tölvupósti? Hvenær þarf hún að vera formleg og hvenær ekki?
• Hvað með tölvupóst sem er sendur úr snjallsíma? Gilda sömu reglur um hann eða einhverjar nýjar reglur?
• Hvernig getur almenn kurteisi (reglur – Netiquette) litið út í tölvupóstsamskiptum innan fyrirtækja?
• Hversu mikill tímaþjófur er tölvupóstur og hvernig er hægt að lámarka þann þjófnað?
• Hvenær á að nota CC og BCC og hvenær ekki?

• Eykur viðskipti og tryggð viðskiptavina.
• Nærð betri og nánari tengslum við fólk.
• Dregur úr átökum og ágreiningi á vinnustað.
• Vandaðri samskipti og betri skilningur á samskiptum fólks.

Örfyrirlestur er 20 til 30 mínútur að lengd.

Námskeiðið nýtist öllum sem nota tölvupóst.