Árangursrík tölvupóstsamskipti

Hvert er algengasta formið á samskiptum innan vinnustaða og milli þeirra? Jú tölvupóstur. Hvaða samskiptaform er mest mistúlkað, ofnotað og pirrandi? Það er tölvupóstur – líka!

Við erum ólík og sjáum hlutina á mismunandi hátt, við túlkum því hlutina líka mismunandi og segjum jafnvel „ég hefði ekki sent eða gert þetta svona“.
Tölvupóstur er frekar nýtt form í samskiptum manna á milli. Símtalið og tölvupósturinn lýtur öðrum lögmálum en þjónusta augliti til auglitis.

HVERS VEGNA NÁMSKEIÐ Í TÖLVUPÓSTSAMSKIPTUM?

Stundum heyrir maður að hið talaða mál sé bara lítið brot af tjáskiptunum okkar! Fjölmargar rannsóknir segja til dæmis að:

  • 55% séu líkamstjáning
  • 35% sé tóntegund/styrkur/talhraði
  • 10% séu orðin sem við raunverulega notum...

Hvað er þá eftir fyrir tölvupóstinn? Fyrir ekki svo löngu var ekkert talað mál hjá okkur mannskepnunni en þar til talaða málið kom fram treystum við eingöngu á líkamstjáningu! Hún vill oft gleymast í okkar nútíma tæknivædda heimi (snjallsímar, tölvupóstur ofl.)

Hvað gerist svo þegar við sendum tölvupóst? Þá er engin líkamstjáning, ekki einu sinni tóntegund sem fólk hefur þó í símtölum! Það er því ekki af ástæðulausu að tölvupóstur getur oft á tíðum valdið miklum pirring og umfram allt óþarfa samskiptaörðugleikum.

Samkvæmt könnunum tekur venjulegur starfsmaður á móti og sendir 110 tölvupósta á dag. Hann eyðir 3 til 4 tímum í að svara og lesa tölvupóst á dag. Einn þriðji af tíma stafsfólks fer í tölvupóstinn. Hvað höfum við síðan eytt miklum tíma í að „mastera“ árangursrík tölvupóstsamskipti? Vægi orðanna eykst umtalsvert þegar kemur að samskiptum í gegnum tölvupóst. Mikilvægi orðanna í tölvupósti, þ.e.a.s. þess sem skrifað er, sést best á því að auðvelt er að misskilja og draga rangar ályktanir af því sem skrifað er, eða því sem ekki er skrifað.

MARKMIÐ:

Að tryggja sem best tölvupóstsamskipti milli samstafsfélaga og við viðskiptavina. Að tölvupóstsamskipti sé eins snurðulaus og frekast er unnt.

MEÐAL ÞESS SEM FARIÐ VERÐUR YFIR:

  • Hvenær er æskilegt að senda tölvupóst og hvenær ekki. Í hvaða tilfellum er það betra samskiptaform að taka fund eða lyfta upp símtólinu?
  • Hvað þarf vel uppsettur tölvupóstur að innihalda?
  • Hvernig nýtum við efnislínuna (subject line) hvað best?
  • Hvað á heima í undirskrift og hvað ekki
  • Hvernig köstum við fram kveðju í tölvupósti? Hvenær þarf hún að vera formleg og hvenær ekki?
  • Hvað með tölvupóst sem er sendur úr snjallsíma? Gilda sömu reglur um hann eða einhverjar nýjar reglur?
  • Hver eru algengustu mistökin í tölvupóstsamskiptum?
  • Hvernig getur almenn kurteisi (reglur - Netiquette) litið út í tölvupóstsamskiptum innan fyrirtækja?
  • Hvað felur tveggja mínútna reglan í sér í tölvupóstsamskipum?
  • Hvernig forgangsraðar maður tölvupósti?
  • Hversu mikill tímaþjófur er tölvupóstur og hvernig er hægt að lámarka þann þjófnað?
  • Fyrir hvað stendur CC og BCC? Hvenær og hvenær á ekki að nota CC og BCC?
  • Hver er framtíð tölvupósts sem samskiptamáta í viðskiptum? Hvaða sýn hafa Aldamóta og Z kynslóðirnar á tölvupóst?
  • HELSTI ÁVINNINGUR AF NÁMSKEIÐINU:

    • Eykur viðskipti og tryggð viðskiptavina
    • Nærð betri og nánari tengslum við fólk
    • Bætir ásýnd fyrirtækisins jafnt innan sem utan
    • Dregur úr átökum og ágreiningi á vinnustað
    • Vandaðri samskipti og betri skilningur á samskiptum fólks

    FYRIR HVERJA:

    Námskeiðið nýtist öllum sem nota tölvupóst

    LENGD:

    Lengd fyrirlestrar er ein klukkustund með umræðum í lokin.